Cookie Policy

Hoe maakt Admisol gebruik van cookies?


Wat zijn cookies en hoe worden ze gebruikt? In deze Cookie Policy komt u alles te weten over het gebruik van cookies op deze website en hoe u ze kan beheren.

Screenshot privacy
Cookie

Cookies

Deze website maakt gebruik van analytische en functionele cookies om de website goed te laten werken en ons te leren hoe u deze gebruikt.

Back to top

Admisol Privacy Policy


Aangezien Admisol B2B-applicaties maakt die volledig online werken, en er dus heel wat delicate bedrijfs- en / of persoonsgegevens worden verzameld, is een goed uitgewerkt privacybeleid onze nummer één prioriteit. Admisol is onderhevig aan de GDPR-wetgeving. Wij zijn er ons dus ten volle van bewust dat u vertrouwen stelt in ons als online leverancier en ondernemen steeds de nodige acties om de privacy van uw gegevens ten volle te garanderen en te beschermen.

Dit privacybeleid is uitsluitend van toepassing op de diensten die verstrekt worden door Admisol. Door gebruik te maken van onze website en online applicaties, geeft u aan dit privacybeleid te begrijpen en te accepteren. Admisol kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor het privacybeleid van andere websites, applicaties en of partners die u naast of in samenwerking met onze toepassingen gebruikt.

Admisol respecteert de privacy van alle gebruikers en of bezoekers die de website, webshops of onze online applicaties gebruiken, bekijken of uittesten ten volle en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

Aangezien Admisol op regelmatige basis nieuwe ontwikkelingen realiseert en analyseert, kan het zijn dat dit privacybeleid ook regelmatig wordt aangepast. Daarom raden we u aan om deze ook op regelmatige basis te consulteren.

In deze beleidsverklaring leggen we u uit waarom en op welke manier Admisol gegevens verzamelt, hoe en waarom ze verwerkt worden en welke maatregelen Admisol neemt om deze gegevens zo goed mogelijk te beschermen. Deze privacyverklaring is terug te vinden via:

  • Onze online applicaties
  • Onze online handleiding
  • Schriftelijke aanvraag via info@admisol.com

Verwerkingsdoeleinden van persoonsgegevens


Vanuit de relatie klant - leverancier

Admisol verzamelt uw gegevens in de eerste plaats om de relatie klant – leverancier zo goed mogelijk te voltrekken, of om de werking van Admisol zelf te kunnen garanderen. Wanneer u zich aanmeldt voor of gebruik maakt van één van onze diensten, vragen we u om persoonsgegevens te verstrekken. Hiervoor worden enkel de meest noodzakelijke gegevens gevraagd. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren en om de samenwerking met Admisol ten volle te kunnen benutten. Voorbeelden hiervan zijn: facturatie van diensten, gegevens voor de interne boekhouding van Admisol, opvolging van vragen of verzoeken, vastleggen van afspraken, …


Vanuit de boekhoudkundige en fiscale wetgeving

Verder Kan Admisol ook gegevens verzamelen, bewaren en gebruiken in het kader van de Belgische en Europese boekhoudkundige en fiscale wetgeving. Ook hiervoor worden enkel de vereiste en meest noodzakelijke gegevens gebruikt.


Voor gegevens uit andere kanalen

Gegevens die via andere kanalen worden verzameld (zoals via mail, telefonisch, via de website, …), worden uitsluitend gebruikt voor de situatie of het doel waarvoor deze worden aangeleverd, om u interessante aanbiedingen te sturen of u op de hoogte te houden van de actuele ontwikkelingen binnen onze onderneming of voor analytische doeleinden, het optimaliseren van onze dienstverlening en het verbeteren van uw gebruikservaring onder de vorm van geanonimiseerde gegevensverwerking.

Admisol verzamelt of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacybeleid, tenzij u daartoe vooraf expliciet en schriftelijk uw toestemming heeft verleend.

Hoe geeft u toestemming aan Admisol om uw gegevens te verzamelen?


Admisol verzamelt nooit persoonsgegevens zonder dat u ons daarvoor als betrokkene uw uitdrukkelijke toestemming heeft verleend. Via onderstaande kanalen geeft u aan Admisol de toestemming om uw persoonsgegevens te verzamelen en te bewaren.


Via dagelijkse interactie

Wanneer u in communicatie bent met Admisol, via bijvoorbeeld: e-mails of telefoongesprekken, dan geeft u Admisol enkel de toestemming om de gegevens die u aan ons bezorgt te gebruiken voor het doel waarvoor ze werden aangeleverd.


Door het aangaan van een overeenkomst

Wanneer u een overeenkomst afsluit met Admisol, dan tekent u steeds een proforma factuur. In de verkoopsvoorwaarden op de proforma factuur stelt Admisol de klant ervan op de hoogte dat we zijn gegevens in zekere mate bijhouden om een samenwerking mogelijk te maken, de relatie klant-leverancier te kunnen onderhouden, om u interessante aanbiedingen te sturen of u op de hoogte te houden van de actuele ontwikkelingen binnen onze onderneming, voor analytische doeleinden, het optimaliseren van onze dienstverlening of het verbeteren van uw gebruikservaring. Ook krijgt de klant bij de opstart een welkomst e-mail, die een link naar deze privacy policy bevat.


Door het aanvragen van een testdossier

Via de Admisol website kan u zich registreren voor een gratis testdossier van onze software. Bij deze registratie wordt u gevraagd om enkele bedrijfsgegevens in te vullen. Deze gegevens worden enkel gebruikt om u verder wegwijs te maken in de applicatie, u te helpen bij vragen, etc. Na deze registratieprocedure heeft u steeds de mogelijkheid om onze privacy policy te raadplegen en hiermee al dan niet akkoord te gaan.


Door gebruik te maken van onze online toepassingen

In onze online toepassingen of mobiele applicaties vindt u steeds een link terug naar onze privacy policy. Wanneer u onze online toepassingen gebruikt, dan geeft u blijk van kennisname en acceptatie van deze policy. Bij het inloggen krijgt de klant ook een melding te zien die hem op de hoogte stelt van het gebruik van cookies. Via deze melding kan de klant ook steeds de privacy en cookie policy raadplegen.


Door het accepteren van onze cookie policy

Bij het bezoeken van de Admisol website, wordt u steeds door een melding op de hoogte gesteld van het gebruik van cookies. Via deze melding kan u de Admisol Cookie Policy doornemen en accepteren of weigeren.


Door het inschrijven op onze nieuwsbrief

Wanneer u de Admisol website bezoekt, dan heeft u steeds de mogelijkheid om zich in te schrijven op onze nieuwsbrief. Via de website wordt u gevraagd om daarvoor uw e-mailadres in te geven. Dit e-mailadres zal vervolgens gebruikt worden om u op de hoogte te houden van het laatste nieuws of interessante promoties, tot op het punt dat u zich uitschrijft op de correspondentie.

Categorieën van persoonsgegevens


Admisol verzamelt onder geen enkele omstandigheden persoonsgegevens die in de door de GDPR-reglementering gedefinieerde speciale (lees: delicate) categorieën vallen, zoals:

  • Informatie over ras of etnische herkomst
  • Gegevens over iemands godsdienstige of filosofische overtuiging
  • Info over politieke opvattingen van een persoon of over zijn lidmaatschap van een vakbond
  • Gegevens over het seksueel leven of de seksuele geaardheid
  • Medische informatie
  • Biometrische identificatiegegevens en DNA
  • Informatie over wetsovertredingen of strafrechtelijke veroordelingen

Financiële informatie die door klanten wordt bewaard in onze online toepassingen (bijvoorbeeld: resultaten van ondernemingen, bankafschriften, boekingen, fiscale documenten, …) worden door Admisol als gevoelige informatie beschouwd en dus met uitgebreide zorgvuldigheid beveiligd via de genoemde maatregelen in punt 7. van deze algemene privacy policy.

Via welke kanalen verzamelt Admisol uw gegevens?


Via mail

Wanneer u een e-mail naar ons verzendt, dan is het mogelijk dat we die berichten bewaren. In sommige situaties vraagt Admisol u naar persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. Ook vormen deze gegevens een vitaal onderdeel van de ketting in bepaalde interne bedrijfsprocessen, zoals: ter verantwoording van gepresteerde uren.


Via de Admisol Applicaties

Wanneer u onze online toepassingen gebruikt, dan kan Admisol u vragen om bepaalde persoonsgegevens in te vullen. Deze gegevens worden enkel gebruikt om de dagelijkse werking van Admisol als onderneming mogelijk te maken, of om bepaalde veiligheidsprocedures te hanteren binnen het pakket. Verder kunnen gegevens anoniem worden verzameld voor analytische doeleinden of om de prestaties van onze online toepassingen te optimaliseren en de gebruikerservaring hiervan te verbeteren.

Wanneer u een helpaanvraag naar ons verzendt, dan worden die berichten bewaard en gelogd. In sommige situaties vraagt Admisol u naar persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. Ook vormen deze gegevens een vitaal onderdeel van de ketting in bepaalde interne bedrijfsprocessen, zoals: ter verantwoording van gepresteerde uren.


Via de Admisol website

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelt Admisol gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze klanten, zodat we onze diensten hierop kunnen afstemmen. Onze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om ons te helpen analyseren hoe bezoekers onze site gebruiken. Admisol gebruikt deze informatie uitsluitend om bij te houden hoe u onze website gebruikt, om rapporten over de website activiteit op te stellen en om de gebruikerservaring en prestaties van onze website te monitoren en te verbeteren.

Via de Admisol website kan u ons ook contacteren met het algemeen contactformulier. Wanneer u via deze weg een bericht naar ons stuurt, dan is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden.


Via dagdagelijkse communicatie

Soms kunnen persoonsgegevens worden verzameld als gevolg van de dagdagelijkse communicatie met Admisol en haar medewerkers. Voorbeelden hiervan zijn telefoongesprekken en afspraken met klanten. Ook hier geldt de beleidsregel dat enkel de informatie wordt verzameld die noodzakelijk is om de samenwerking met de klant mogelijk te maken of om de klant verder te helpen. Deze informatie kan door Admisol worden bijgehouden ter verantwoording van bepaalde beslissingen, verantwoording van facturatie, etc.


Via camerabeelden in onze bedrijfsgebouwen

De bedrijfsgebouwen van Admisol staan voortdurend onder camerabewaking. Als bezoeker wordt u dus ook gefilmd. Deze camerabeelden worden voortdurend opgenomen om aan de volgende doelen tegemoet te komen:

  • Het garanderen van de veiligheid van werknemers
  • Het beschermen van de goederen en het bedrijfsterrein van Admisol

Hoe beschermt Admisol uw gegevens?


Gegevens uit mailverkeer

Gegevens die voortkomen uit mailverkeer worden steeds bewaard op de eigen beveiligde servers van Admisol of op die van een derde partij. Gegevens worden enkel bij derde partijen bewaard indien zij door Admisol vooraf als geschikt werden bevonden voor het bewaren van persoonsgegevens en indien zij zonder uitzondering voldoen aan de Belgische en Europese privacywetgeving.

Admisol combineert deze gegevens niet met andere persoonlijke gegevens waarover zij beschikt, noch worden deze met derden gedeeld. Gegevens uit mailverkeer worden enkel en alleen gedeeld met medewerkers binnen Admisol, indien dit noodzakelijk is om de klant verder te kunnen helpen. Bovendien worden deze gegevens nooit voor trainingsdoeleinden gebruikt.

Admisol stuurt haar e-mails steeds met onderstaande vermelding, om te voorkomen dat persoonsgegevens op onrechtmatige wijze gebruikt, verdeeld of bewaard worden:

"De informatie in deze e-mail is uitsluitend bestemd voor de vermelde geadresseerde. Het onrechtmatig lezen, gebruiken, bewaren of verdelen van deze informatie is strafbaar. Indien deze e-mail niet voor u bestemd is, dient u Admisol hiervan onmiddellijk en schriftelijk op de hoogte te stellen door middel van een antwoord op deze mail naar info@admisol.com. Vervolgens dient u deze e-mail, alsook eventuele backups onmiddellijk uit uw systemen te verwijderen. Dank voor uw begrip."


Gegevens uit de Admisol Applicaties

Alle gegevens die afkomstig zijn uit de Admisol Online toepassingen worden minimaal en simultaan bewaard op 2 verschillende servers in 2 verschillende professionele datacenters, binnen België. In deze datacenters staan onze eigen servers in afgesloten en beveiligde rekken en of kamers. Deze Belgische datacenters zijn onderhevig aan de Belgische en Europese wetgeving m.b.t. de privacy voor het bijhouden van persoonsgegevens.

Ook worden gegevens nogmaals lokaal bewaard in de servers op onze bedrijfslocatie. Ook deze servers bevinden zich in een afgesloten en beveiligde ruimte. De toestand, beveiliging en activiteit van de servers wordt constant gemonitord en bijgestuurd. Admisol combineert deze gegevens niet met andere persoonlijke gegevens waarover zij beschikt, noch worden deze met derden gedeeld.

Admisol geeft elke (poging tot) inbraak door aan de Federal Computer Crime Unit en de Privacy-Commissie volgens onze interne bedrijfsprocedures. Indien er voor de klant een risico bestaat op diefstal van data, vergelijkbare schade of een schending van rechten en vrijheden van personen, dan worden de betrokken klanten hiervan binnen de 72 uur schriftelijk op de hoogte gesteld. Gegevens uit databases en back-ups worden ook steeds geëncrypteerd, wat het risico op onrechtmatig gebruik van gegevens bij inbreuken minimaliseert.

Verder zijn onze toepassingen ook klaar voor de ISO normering. Elke actie van elke gebruiker wordt steeds gelogd om transparantie en controle te garanderen en om conflictsituaties te vermijden. Gegevens die gelogd worden worden uitsluitend geconsulteerd indien daarom expliciet, vooraf en schriftelijk door de klant of een daarvoor gemachtigde instantie / gemachtigd controleorgaan wordt gevraagd.

De gegevens binnen Admisol zijn van eender waar ter wereld online toegankelijk met behulp van een gebruikersnaam en paswoord. Dit is in theorie onveilig, uw gebruikersnaam en paswoord kunnen immers gestolen worden. Net daarom neemt Admisol strenge beveiligingsmaatregelen:

  • In Admisol worden nooit paswoorden onthouden. Admisol onthoudt enkel een zogenaamde ‘hash’ van het wachtwoord. Op de client, bijvoorbeeld uw internetbrowser, Admisol App, … wordt de hash lokaal berekend. Vervolgens wordt deze via het internet doorgezonden naar Admisol, waar het vergeleken wordt met de binnen Admisol gestockeerde hash. Dit maakt dat onze medewerkers onmogelijk toegang kunnen krijgen tot de paswoorden van klanten.
  • Admisol heeft standaard de mogelijkheid tot tweetrapsbeveiliging. Klanten kunnen ervoor kiezen om bij het inloggen ook een sms te ontvangen met een unieke en tijdelijke code die u ter bevestiging moet ingeven.
  • De meeste klanten werken online samen met hun accountant. Meestal gebruiken accountants ook de tweestapsverificatie. Indien dat niet het geval is, en de klant gebruikt wel deze vorm van verificatie, dan zal de accountant ook een sms code ontvangen op zijn geregistreerd gsm-nummer.
  • Voor belangrijke, impactvolle of onomkeerbare acties in de Admisol toepassingen, wordt er ook steeds een beveiligingscode via sms naar de klant verzonden.
  • Admisol raadt klanten aan om de IP-adressen waarvan Admisol gebruikt kan worden te limiteren tot het absolute minimum (de IP-adressen van de gebruikers).
  • Indien de klant een beperking op bepaalde IP-adressen heeft ingegeven, dan is die niet per se van toepassing op de accountant. Deze heeft een eigen IP-set van waaruit hij kan werken. Indien de accountant een eigen set heeft, en de klant heeft een andere set, dan kan de accountant vanop elke locatie toegewezen in Admisol Accountancy EN alle locaties van alle gebruikers van het dossier van de klant inloggen.
  • Aan gebruikers van Admisol Accountancy geeft Admisol de raad om minimaal de tweestapsverificatie in te schakelen, en bij voorkeur ook de IP-range te beperken tot de kantoren en eventueel de woonplaatsen van medewerkers.
  • Er kunnen steeds (fragmenten van) persoonlijke gegevens in de cache van de browser aanwezig zijn. Admisol raadt klanten daarom aan om regelmatig de browser cache te legen.
  • Sommige browsers zijn veiliger of stabieler dan andere. Daarom raadt Admisol haar klanten steeds aan om Google Chrome of Mozilla Firefox te gebruiken. Dit zijn de enige ondersteunde browsers. Wanneer de klant een niet ondersteunde browser gebruikt, dan wordt hij of zij daar schriftelijk voor gewaarschuwd na het inloggen.
  • Gegevens uit databases en back-ups worden steeds geëncrypteerd

Hoewel Admisol medewerkers geen toegang hebben tot de paswoorden van klanten, hebben de helpdeskmedewerkers in theorie toegang tot de dossiers. Volgens onze interne bedrijfsprocedures is het voor hen onmogelijk om dossiers van klanten te consulteren, zonder dat de klant daar vooraf de uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming heeft gegeven via het helpoverzicht in de applicatie. Op die manier wordt elke actie nogmaals gelogd om conflicten te vermijden. Klanten kunnen zelf de toegang tot het dossier voor de helpdeskmedewerkers uitschakelen door de desbetreffende optie aan te vinken in het helpoverzicht in de applicatie.

Admisol medewerkers geven in geen enkel geval gegevens van klanten door aan derden, zonder dat zij daarvoor vooraf de uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming ontvangen van de klant of daartoe schriftelijk worden verplicht door een daarvoor gemachtigde instantie / gemachtigd controleorgaan.


Gegevens via de Admisol website

De Admisol website wordt volledig gehost en beveiligd op onze eigen servers. Hiervoor is Admisol niet afhankelijk van een externe partner.

Persoonsgegevens die verzameld worden met behulp van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) worden met behulp van anonimisering van het IP-adres verzameld. Dit helpt ons om op een globale schaal te analyseren hoe bezoekers onze site gebruiken, zonder dat persoons- of adresgegevens herkenbaar worden gemaakt.

Admisol gebruikt deze informatie uitsluitend om bij te houden hoe u onze website gebruikt, om rapporten over de website activiteit op te stellen en om de gebruikerservaring en prestaties van onze website te monitoren en te verbeteren.

Gegevens die worden verkregen via het contactformulier op onze website, zijn onderhevig aan hetzelfde privacybeleid als gegevens die verkregen worden via e-mail, namelijk:

"Gegevens afkomstig uit mailverkeer worden steeds bewaard op de eigen beveiligde servers van Admisol of op die van een derde partij. Gegevens worden enkel bij derde partijen bewaard indien zij door Admisol vooraf als geschikt werden bevonden voor het bewaren van persoonsgegevens en indien zij zonder uitzondering voldoen aan de Belgische en Europese privacywetgevingen. Admisol combineert deze gegevens niet met andere persoonlijke gegevens waarover zij beschikt, noch worden deze met derden gedeeld. Gegevens uit mailverkeer worden enkel en alleen gedeeld met medewerkers binnen Admisol, indien dit noodzakelijk is om de klant verder te kunnen helpen. Bovendien worden deze gegevens nooit voor trainingsdoeleinden gebruikt."


Gegevens via dagdagelijkse communicatie

Persoonsgegevens die voortkomen uit de dagdagelijkse communicatie met Admisol en haar medewerkers, worden enkel en alleen verzameld indien die noodzakelijk zijn om de samenwerking met de klant mogelijk te maken of om de klant verder te kunnen helpen.

Omdat ook telefoongesprekken persoonsgevoelige informatie kunnen bevatten, worden deze in geen enkel omstandigheden opgenomen of gebruikt voor trainingsdoeleinden. Indien er telefonische contacten plaatsvinden waarbij meerdere medewerkers betrokken zijn of meeluisteren in functie van de klant, dan wordt de klant daarvan eerst op de hoogte gesteld.

Afspraken die plaatsvinden in de bedrijfsgebouwen van Admisol verlopen steeds in een afzonderlijke conferentieruimte(n). Afspraken worden onder geen enkele omstandigheden opgenomen, gefilmd of gebruikt voor trainingsdoeleinden. Hierdoor garandeert Admisol de privacy en discretie die vereist is om een goede verstandhouding met klanten te onderhouden.

Bevindingen en verdere gegevens die voortkomen uit afspraken en telefoongesprekken kunnen door Admisol op de volgende manieren worden bewaard:

  • Schriftelijk: onder de vorm van notities door medewerkers
  • In de beveiligde Admisol CRM-omgeving
  • Onder de vorm van digitale verslagen

Gegevens die schriftelijk worden bewaard

In sommige situaties kunnen medewerkers schriftelijke notities bijhouden van vergaderingen, telefoongesprekken, … Alle medewerkers dienen hiervoor de interne beleidsprocedures van Admisol te respecteren:

  • Notities worden door medewerkers enkel gemaakt in de daarvoor door Admisol voorziene schriften.
  • Notities van medewerkers worden onder geen enkele omstandigheden meegenomen naar andere locaties dan waarvoor ze oorspronkelijk bedoeld zijn.
  • Elke medewerker dient steeds in het bezit te zijn van zijn eigen schrift(en). Deze worden onder geen enkele omstandigheden onbeschermd achtergelaten.
  • Schriftelijke notities die niet langer relevant zijn, worden nooit zomaar weggegooid. Deze worden gestockeerd in een daarvoor voorziene en beveiligde archiefruimte.
  • Elk misbruik of onrechtmatig gebruik, door medewerkers van Admisol, van persoonsgegevens of gegevens die in vertrouwen werden meegedeeld, zal interne sancties en / of gepaste maatregelen tot gevolg hebben.

Gegevens bewaard in de Admisol CRM-omgeving / digitale verslagen

Gegevens en bevindingen die verkregen worden als gevolg van afspraken en telefonische gesprekken worden door Admisol medewerkers in de meeste gevallen bijgehouden in onze beveiligde en zelf ontwikkelde CRM-Omgeving of in digitale verslagen binnen onze eigen online toepassingen. De gegevens in deze omgeving vallen dan ook onder hetzelfde privacy- en veiligheidsbeleid als dat gehanteerd voor onze online toepassingen.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de samenwerking met de klant mogelijk te maken, afspraken na te komen of om de klant verder te kunnen helpen. Deze gegevens worden enkel gedeeld met medewerkers indien dat vereist is om de klant verder te kunnen helpen. Gegevens in deze omgeving worden nooit gedeeld met derden of gecombineerd met persoonsgegevens die via een andere weg werden verkregen.

Gegevens die niet langer relevant zijn worden verborgen in de CRM-omgeving of digitale verslagen, maar blijven steeds bewaard. Dit om een correcte en volledige verantwoording van onze dienstverlening mogelijk te maken.


Gegevens uit telefoongesprekken

Om zoveel mogelijk rekening te houden met de privacy van de klant en om onze dienstverlening correct te kunnen verantwoorden, bestaan voor telefoongesprekken de volgende maatregelen:

  • Het telefoonverkeer van de werknemer wordt steeds gelogd
  • Telefoongesprekken worden nooit zonder toestemming van de correspondent opgenomen
  • Telefoongesprekken worden nooit zonder toestemming van de correspondent gebruikt voor trainingsdoeleinden
  • Gegevens uit telefoongesprekken worden nooit met derden gedeeld
  • Gegevens uit telefoongesprekken worden enkel gebruikt voor het doel waarvoor ze worden aangeleverd, bijvoorbeeld om de klant verder te helpen
  • Indien de situatie vereist dat er één of meerdere collega’s het telefoongesprek volgen, dan dient hiervoor eerst toestemming te worden gevraagd aan de correspondent

Gegevens uit sollicitaties

Hoewel gegevens uit sollicitaties meestal algemeen zijn en door de kandidaat-werknemer zelf worden aangereikt, neemt Admisol toch enkele veiligheidsmaatregelen om de privacy van de persoonsgegevens te waarborgen:

  • Gegevens van kandidaat-medewerkers worden nooit actief verzameld of opgezocht
  • In het traject van een spontane sollicitatie komt de kandidaat-werknemer in contact met de algemene privacy policy en wordt ook hem gevraagd om hiermee akkoord te gaan
  • Gegevens die voortkomen uit sollicitaties worden nooit met derden gedeeld
  • Gegevens die voortkomen uit sollicitaties worden enkel gebruikt voor het doel waarvoor ze worden aangeleverd, namelijk de evaluatie en beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat-werknemer
  • Tijdens sollicitaties gebruikt of verzamelt Admisol uitsluitend de gegevens die nodig zijn om de kandidaat-werknemer te kunnen evalueren
  • Tijdens sollicitaties wordt nooit actief gepolsd naar speciale categorieën van persoonsgegevens, noch mogen die een invloed hebben op de uiteindelijke beoordeling
  • Gegevens die voortkomen uit sollicitaties worden na de beoordeling van de kandidaat onmiddellijk verwijderd
  • Admisol maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en / of profilering om kandidaat-medewerkers te beoordelen of te evalueren
  • Externe partners voor het aantrekken van kandidaat-medewerkers worden zorgvuldig door Admisol geselecteerd, met het oog op de bescherming van de persoonsgegevens van de kandidaat-werknemer in een vertrouwensrelatie
  • Het aantal externe partners op vlak van HR wordt tot een minimum beperkt

Categorieën van ontvangers


Algemeen kan men de ontvangers die toegang hebben tot door Admisol bewaarde persoonsgegevens onderverdelen in de volgende categorieën:

  • De betrokkene of eigenaar van de gegevens
  • Medewerkers van Admisol
  • Partners van Admisol
  • Bevoegde autoriteiten
  • Derden

De betrokkene of eigenaar van de gegevens

Iedereen die persoonsgegevens of informatie toevertrouwt aan Admisol via dagelijkse communicatie, gebruik van onze online toepassingen, bezoek aan onze website, ... , blijft steeds de eigenaar van de bezorgde gegevens / informatie. Zo heeft de betrokkene steeds het recht om informatie te verkrijgen m.b.t. de verwerking van gegevens, de gegevens die op hem of haar betrekking hebben in te kijken, te corrigeren, te wissen, te betwisten of over te dragen.


Medewerkers van Admisol

De voornaamste groep van ontvangers die, naast de betrokkene, toegang kunnen hebben tot door Admisol bewaarde persoonsgegevens, zijn de medewerkers van Admisol. Medewerkers dienen zich steeds te houden aan strikte interne procedures en het arbeidsreglement.

Medewerkers mogen persoonsgegevens enkel gebruiken na uitdrukkelijke toestemming van de klant. Zo mogen medewerkers nooit een dossier van een klant consulteren, zonder dat daarvoor een voorafgaande goedkeuring werd verstrekt in de vorm van een helpaanvraag uit het dossier.

Medewerkers mogen persoonsgegevens enkel gebruiken en of delen met collega’s indien dit noodzakelijk is om de klant verder te kunnen helpen en de samenwerking met de klant mogelijk te maken. Deze gegevens worden enkel en alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze door de verstrekker worden aangeleverd en worden nooit voor trainingsdoeleinden gebruikt.

Admisol garandeert steeds de privacy en discretie die vereist is om een goede verstandhouding met klanten te onderhouden en om de relatie tussen klant en leverancier mogelijk te maken.


Partners van Admisol

Admisol maakt gebruik van partners om de dagelijkse werking mogelijk te maken. Een voorbeeld hiervan zijn de professionele datacenters in Brussel en Brugge waar onze data wordt bewaard.

Gegevens worden enkel bij derde partijen (partners) bewaard indien zij door Admisol vooraf als geschikt werden bevonden voor het bewaren van persoonsgegevens en indien zij zonder uitzondering voldoen aan de Belgische en Europese privacywetgeving.

Gegevens worden enkel bij derde partijen (partners) bewaard wanneer dit vereist is voor een goede dagelijkse werking van Admisol. Deze relatie is louter van functionele aard. Admisol controleert persoonlijk de veiligheid van deze gegevens en behoudt ook steeds de controle op wat er met deze gegevens gebeurt. Admisol combineert deze gegevens niet met andere persoonlijke gegevens waarover zij beschikt, noch worden deze met derden gedeeld.


Bevoegde autoriteiten

In de volgende, uitzonderlijke gevallen kan Admisol ook persoonsgegevens delen aan daarvoor bevoegde autoriteiten, namelijk:

  1. In geval dat er zich een incident heeft voorgedaan en geleid heeft tot een verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens, en er dus sprake is van een datalek, dan wordt het incident gemeld aan 2 bevoegde instanties, zijnde:
    • De GBA: Gegevensbeschermingsauthoriteit
    • De Federal Computer Crime Unit van de Belgische Federale Politie
  2. In geval dat een daarvoor bevoegde overheidsinstantie zich wendt tot Admisol met een schriftelijk en bindend verzoek tot inzage van een beperkte groep gegevens, in het kader van bijvoorbeeld strafrechtelijke onderzoeken.

Derden

Onder geen enkele uitzondering worden gegevens of persoonsgegevens door Admisol met derden gedeeld.

Welke rechten heeft u mbt uw gegevens en hoe komt Admisol daaraan tegemoet?


Het recht op transparante informatie

Admisol mag uw persoonsgegevens niet verwerken zonder dat u daarvan zelf op de hoogte bent of werd gesteld. Via de volgende kanalen en / of maatregelen probeert Admisol hieraan tegemoet te komen:

  • Niemand kan gebruik maken van onze diensten / online toepassingen zonder daarvoor eerst een proforma factuur te ondertekenen. In de proforma factuur staat duidelijk omschreven wat we met de persoonsgegevens kunnen en mogen doen.
  • Dit privacybeleid is ook te raadplegen in het ondersteuningscentrum in onze online toepassingen, in onze online handleiding of aan te vragen via info@admisol.com
  • Door gebruik te maken van onze diensten, geeft de klant blijk van kennisname en acceptatie van ons privacybeleid. De meeste gegevens die Admisol verkrijgt worden immers door de klant zelf aangeboden (via mail, telefonisch, etc.) of in onze online toepassingen geplaatst. Verder wordt de klant via verschillende kanalen ook expliciet gevraagd om akkoord te gaan met ons privacy beleid.
  • Wanneer een bezoeker op onze website terecht komt, krijgt hij of zij een duidelijke melding te zien die hem of haar op de hoogte stelt dat deze website gebruik maakt van cookies. Via deze melding kan de klant bestaande cookies uitschakelen of verwijderen en toekomstige cookies verhinderen.

Het recht op inzage

De personen van wie Admisol gegevens bijhouden, hebben steeds het recht om uitsluitsel te verkrijgen over de verwerking van persoonsgegevens en heel wat andere zaken:

  • De verwerkingsdoeleinden.
  • De betrokken categorieën van persoonsgegevens.
  • De ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zullen worden verstrekt.
  • De periode waarbinnen de persoonsgegevens zullen worden bewaard of verwerkt.
  • De vermelding die stelt dat u het recht heeft om de verwerkte gegevens te laten rectificeren, te laten wissen of om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Bovendien heeft u steeds het recht om inzage te verkrijgen in de bijgehouden persoonsgegevens door Admisol zelf. Daarvoor kan u steeds een elektronisch verzoek tot inzage indienen via het helpoverzicht in onze online toepassingen (lees: helpaanvraag) of via een aangetekend schrijven aan de hoofdzetel van Admisol. Vervolgens is Admisol verplicht om u een gratis kopie te verstrekken van de door Admisol verwerkte persoonsgegevens, en dit binnen de maand na aanvraag.


Het recht op rectificatie (correctie) en beperking

U heeft steeds het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te (laten) verbeteren, alsook om de verdere verwerking van gegevens te beperken tot onjuiste of onvolledige gegevens zijn rechtgezet of vervolledigd.

In de Admisol online toepassingen kunnen klanten steeds zelf hun gegevens aanpassen. Ook kan u steeds een elektronisch verzoek tot aanpassing van gegevens indienen via het helpoverzicht in onze online toepassingen (lees: helpaanvraag) of via een aangetekend schrijven aan de hoofdzetel van Admisol.

Indien u de correctie van bepaalde gegevens aanvraagt, dan is Admisol verplicht om u binnen de maand na aanvraag van een antwoord te voorzien.


Het recht op vergetelheid (gegevenswissing)

Volgens de Europese GDPR-Wetgeving heeft de betrokkene in bepaalde gevallen het recht op vergetelheid. Dit betekent concreet dat de betrokkene aan de gegevensverwerker kan vragen om diens bewaarde persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te verwijderen van de database.

Echter kan dit enkel indien dit niet strijdig is met andere wettelijke verplichtingen beschreven in het Unierecht of Lidstatelijke (Belgisch) recht. Als leverancier van online boekhoudsoftware, is dit ook het geval bij Admisol. Admisol interpreteert dit, volgens de Belgische Boekhoudwet, als volgt:

  • Boekhoudkundige gegevens en documenten moeten minimaal gedurende een periode van 7 jaar worden bewaard.
  • Investeringen moeten bewaard blijven tot op het moment dat de investering buiten gebruik gesteld is. Opgelet: dus niet tot de investering is afgeschreven!
  • Alle documenten die voorafgaan aan een factuur moeten bewaard blijven voor dezelfde bewaartermijn als een factuur. Voorbeelden hiervan zijn: bestelbonnen, offertes, leveringsnota's, transportbewijzen, etc.

Ook helpaanvragen, e-mails, afspraken in de agenda, etc. worden door Admisol bewaard. Deze gegevens vormen een vitaal onderdeel in de interne bedrijfsvoering en moeten consulteerbaar blijven om bijvoorbeeld gepresteerde uren te verantwoorden.

De Belgische boekhoudwetgeving maakt het ‘vergeten van gegevens’ door Admisol in de praktijk dus niet mogelijk.

De Europese GDPR-wetgeving stelt ook dat, na het ‘vergeten’ van gegevens in de database, de gegevens ook van alle back-ups moeten worden gewist. Admisol zorgt voor back-up’s op minimaal 2 verschillende locaties in België, via 2 verschillende methodes. De back-ups worden automatisch gemaakt van alle dossiers waarin de vorige dag werd gewerkt, met een minimale frequentie van éénmaal per maand.

Wanneer men de Europese GDPR-wetgeving combineert met de Belgische Boekhoudwetgeving, dan zou men kunnen zeggen dat Admisol slechts verplicht is om in dat geval een deel van de back-ups te verwijderen (namelijk het deel van de gegevens die volgens de Belgische Boekhoudwetgeving niet langer verplicht bewaard moeten blijven). Met de structuur die Admisol hanteert is het technisch gezien niet mogelijk om een deel van de gegevens van een back-up te verwijderen. Dat mag ook niet, aangezien deze back-ups de oorsprong vormen van de Admisol facturatie.

Om toch aan uw recht op vergetelheid tegemoet te komen, leeft Admisol daarom de volgende verplichting na.

Indien u zich als klant beroept op uw recht om vergeten te worden door Admisol, dan neemt Admisol de volgende maatregelen:

  1. U wordt toegevoegd aan een register van betrokkenen die zich beroepen op hun recht op vergetelheid.
  2. Al uw gegevens worden verwijderd uit de operationele flow (voor zover dit niet in strijd is met de Belgische of Europese wetgeving of contractuele verplichtingen).
  3. Technisch is het niet mogelijk om al uw gegevens definitief uit onze backups te verwijderen. Het kan dus zijn dat sommige gegevens langer bewaard moeten blijven.
    • Alle gegevens die in back-ups opgenomen zijn, zijn standaard afgezonderd van de operationele flow.
    • Indien er ooit een back-up moet worden teruggeplaatst, dan is Admisol verplicht om daarvan eerst uw gegevens te verwijderen alvorens de back-up kan worden gebruikt of teruggeplaatst.
  4. U wordt binnen de maand schriftelijk op de hoogte gebracht van de verwerking van uw verzoek.

Het recht op bezwaar

Algemeen

Volgens de Europese GDPR-Wetgeving heeft de betrokkene ook het recht om zich te verzetten tegen de verdere bewerking van gegevens, op basis van ernstige en gerechtvaardigde redenen. Dit tenzij dit verzoek in strijd is met andere wettelijke verplichtingen beschreven in het Unierecht of Lidstatelijke (Belgisch) recht of indien de verwerking van de gegevens noodzakelijk is voor het uitvoeren van de afgesloten overeenkomst. Om te lezen wat de mogelijkheden bij Admisol zijn, zie “9.4. Recht op vergetelheid” in deze privacy policy.

Wanneer gegevens worden verzameld met het oog op direct marketing, dan kan de betrokken persoon zich kosteloos en zonder verantwoording verzetten tegen de verwerking van zijn gegevens.

Vandaag kent Admisol slechts 1 toepassingsvorm van direct marketing benadering van prospects en klanten, namelijk: Direct mailing aan de hand van e-mail: nieuwsbrieven

Hierbij voorziet Admisol haar bestemmelingen steeds van de volgende mogelijkheden tot het uitschrijven op de correspondentie: Een uitschrijfmogelijkheid is voorzien in elke nieuwsbrief of commerciële e-mail.

Het uitschrijven op dergelijke correspondentie wordt steeds binnen de snelst haalbare termijn voltrokken en is geheel kosteloos. Bovendien wordt de betrokken persoon steeds schriftelijk (via een antwoord per mail) op de hoogte gesteld van een geslaagde uitschrijving of eventuele problemen met het voltrekken van deze procedure.

Na het voltrekken van de uitschrijfprocedure, worden de desbetreffende persoonsgegevens nooit meer gebruikt voor direct marketingdoeleinden, tenzij de betrokkene Admisol daarvoor vooraf de uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming verleent. Dit kan op 2 manieren:

  • Via het onderdeel 'Inschrijven op onze nieuwsbrief' op de Admisol website
  • Schriftelijk via e-mail naar info@admisol.com

Het recht om klacht in te dienen

Volgens de Europese Commissie heeft de u ook het recht om klacht in te dienen bij de daarvoor bevoegde autoriteit, wanneer u denkt dat uw recht op gegevensbescherming geschonden is of wordt.

In België kan u daarvoor klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Meer informatie vindt u steeds via https://www.privacycommission.be.


Het recht op uitsluiting van geautomatiseerde besluitvorming en profilering

U heeft als betrokkene het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit. Een voorbeeld hiervan is: Het automatisch screenen van uw internetgebruik om u op basis hiervan gerichte advertenties te bezorgen.

Dit is niet van toepassing bij Admisol, aangezien er door Admisol op geen enkele manier, noch in geen enkele van onze toepassingen persoonsgegevens worden verzameld op basis van profilering of geautomatiseerde besluitvorming.


Het recht op overdraagbaarheid van gegevens

Volgens de Europese GDPR-Wetgeving heeft u als gebruiker van onze online toepassingen ook het recht om de persoonsgegevens, die u aan Admisol heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Ook heeft u het recht om die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door Admisol.

In Admisol bestaan er steeds de volgende soorten overdrachten:

  1. Overdracht van gegevens bij de stopzetting van het Admisol abonnement
  2. Overdracht van gegevens naar een andere boekhouder
  3. Overdracht van gegevens van de boekhouder naar de klant
  4. Overdracht van gegevens naar een andere gebruiker (binnen hetzelfde dossier)

In Admisol heeft u ook steeds de mogelijkheid om alle beschikbare gegevens te exporteren in minstens één van de volgende formaten: .xls, .csv, .pdf of .xml. Ook krijgt u, na het indienen van een procedure tot stopzetting van uw abonnement, steeds 3 maanden de tijd om de benodigde gegevens te exporteren.

Ook heeft u het recht om de gegevens gratis en binnen 1 maand na aanvraag naar een andere gegevensverwerker te laten overdragen door Admisol. Dit kan u op 2 manieren schriftelijk aanvragen:

  • Via het ondersteuningscentrum in onze online toepassingen (lees: helpaanvraag)
  • Via een aangetekend schrijven naar onze hoofdzetel (Admisol NV, Victor Braeckmanlaan 367, 9040 Sint-Amandsberg)

Voor meer informatie over één van de hierboven vernoemde soorten overdrachten, kan u steeds terecht bij onze helpdesk.

Vragen en feedback


Opmerking 1

Door de voortdurende ontwikkelingen en optimalisatie binnen Admisol, kan het zijn dat deze privacy policy nog wordt bijgestuurd in de toekomst. Daarom raadt Admisol u aan om deze privacy policy regelmatig opnieuw door te nemen, zo blijft u op de hoogte. Deze privacy policy werd het laatst aangepast op 25/05/2018.


Opmerking 2

Deze privacy policy hangt nauw samen met onze cookie policy. Daarom raadt Admisol aan om ook onze cookie policy door te nemen. Die kan u in dit scherm terugvinden.


Heeft u vragen over dit privacybeleid? Neem dan gerust contact met ons op!