Aangezien de overheid alle facturen die aan haar gericht zijn digitaal wil ontvangen tegen 2017, en iedereen weleens aan de overheid factureert, neemt het belang van de elektronische factuur toe. Grotere leveranciers kunnen al volop elektronische facturen aanleveren, en op termijn zal de rest moeten volgen.

 

Ook Admisol spreekt vloeiend UBL als partner in het Mercuriusproject van de overheid! Ons pakket importeert, leest en exporteert al elektronische facturen alsof het nooit iets anders heeft gedaan. Hier leest u hoe u inkomende UBL-facturen (een vorm van digitale facturen) kan verwerken in Admisol.

 

 

UBL-facturen inboeken

 

Inkomende facturen kunnen 2 formaten hebben in Admisol, afhankelijk van hoe de leverancier ze zelf aanmaakt. Zo heb je enerzijds facturen in het gewone .pdf-formaat (zie 'boeken op basis van scans'), en anderzijds facturen in een UBL-formaat. Die laatste zien eruit als een gewoon .pdf-document, maar bevatten een gecodeerd bestand (.xml) met alle data van de factuur. Dat bestand gebruikt Admisol om de gegevens op de factuur automatisch te herkennen. Let wel! De gegevens worden automatisch in een boekingsvoorstel verwerkt, maar de boeking en aanpassingen daarvan dienen nog steeds manueel te gebeuren!

 

Denk er ook aan om de digitale stroom niet te onderbreken, zodat er geen documentinformatie verloren gaat. Wanneer u bijvoorbeeld een factuur van uw leverancier ontvangt in .pdf, hoeft u die niet af te drukken en dan pas te importeren, maar gewoon rechtstreeks vanop uw computer te importeren in of te mailen naar de applicatie. Op die manier kan de boekingsinformatie automatisch verwerkt en getoond worden.

 

Eens de factuur in Admisol terecht komt (door uzelf of door de leverancier) verschijnt die bij het geselecteerde dagboek (meestal bij ‘Inkomende Facturen’). Daar wordt het aantal nieuwe inkomende pagina’s weergegeven in een rode cirkel. Zo ziet u in het onderstaande voorbeeld dat er in het eerste dagboek nog 10 pagina’s moeten geboekt worden.

 

 

clip2311

 

 

 

 

Om de nieuwe inkomende facturen te zien, klikt u op de groene plus in het overzicht bij Inkomende facturen.

 

clip2312

 

 

Wanneer een UBL-factuur in Admisol wordt geïmporteerd, ziet u dat ook deze keer de scan of .pdf verschijnt naast de gegevens van de boeking. Het enige verschil met een gewone .pdf-factuur, is dat het UBL-bestand de gegevens van de factuur bevat, waardoor die zo goed als volledig automatisch verwerkt kan worden tot een boekingsvoorstel. Let wel! De gegevens worden automatisch in een boekingsvoorstel verwerkt, maar de boeking en aanpassingen daarvan dienen nog steeds manueel te gebeuren! Onderstaand voorbeeld gaat ervan uit dat u de leverancier nog nooit heeft ingegeven in Admisol.

 

 

newscans_ubl

 

 

Indien de leverancier nog niet gekend is, dan kan u die automatisch aanmaken door te klikken op ‘Nieuwe leverancier toevoegen o.b.v. UBL’, waarna u onderstaand scherm te zien krijgt. Admisol haalt op die manier alle gegevens van de leverancier uit het UBL-bestand en vult die in op de juiste plaats in de leveranciersfiche. Vervolgens klikt u op bewaren om de leverancier op te slaan.

 

 

clip2474

 

 

 

Eens de leverancier in Admisol gekend is, zal Admisol nu ook automatisch de resterende factuurgegevens uit het UBL-document op de juiste plaats in de boeking invullen. Deze manier van werken reduceert bovendien aanzienlijk de kans op fouten in vergelijking met het overtypen van gegevens op .pdf-facturen, aangezien Admisol de UBL-gegevens letterlijk overneemt. Ook hier zal Admisol eerder gestelde acties onthouden en de gebruiker blijven waarschuwen indien bedragen afwijken, reeds eerder geboekt werden of indien hetzelfde .pdf-bestand reeds bij een andere boeking gebruikt werd.

 

Om de factuur te boeken en te bewaren, hoeft u nu enkel nog maar op het disketje te klikken.

 

 

newscans_ubl_2

 

Verduidelijking van de kostprijs

 

Hoewel iedereen deze functie kan aanvragen, is het gebruik ervan toch niet geheel gratis. Aangezien je facturen inboekt op basis van scans, nemen de .pdf-facturen wat extra stockageruimte in beslag, waardoor deze functie onder de stockagekost valt. Hoeveel stockageruimte één .pdf- of UBL-factuur inneemt is afhankelijk van de bestandsgrootte. De gouden regel is één boekhoudlijn / 75KB. Voor €36 verwerken we dus 1.000 pagina’s van maximaal 75k.  De stockagekost wordt maandelijks gefactureerd vanaf het bedrag van uw verbruik hoger of gelijk is aan €12.

 

 

Wat doen we voor deze kostprijs?

 

Via een afzonderlijke internetverbinding komen de gescande documenten terecht op een afzonderlijke server. Hier worden de documenten eerst nagekeken op virussen. Eens het document wordt geaccepteerd,  wordt het bewaard via het WORM (write once, read many) -principe, wat samen met nog andere mechanismes de onveranderbaarheid van de gegevens garandeert. Via speciale software vormen we meer dan 50 soorten .pdf -documenten om naar afbeeldingen, die we eveneens bewaren. Ook kijken we of er daarnaast nog bruikbare boekingsinformatie is, en slaan die dan afzonderlijk op.

 

Vervolgens houden we zowel de originele documenten, de afbeeldingen als eventuele boekingsinformatie klaar om ze zo snel mogelijk te kunnen tonen of afdrukken.

 

 

Tips

 

Rekening houden met de bestandsgrootte van de scan is dus essentieel om een hoge stockagekost te vermijden. De grootte van de scan wordt door verschillende zaken beïnvloed:

 

•         De scanresolutie (100, 200, 300, … dpi), al dan niet in kleur

•         De grootte en de hoeveelheid info van het origineel document

 

U kan dus best eerst een aantal facturen scannen als test en kijken wat voor u de beste instellingen zijn.

 

Een andere, grote invloed is echter de scanner zelf:

 

•       Optie 1: Puur functioneel scannen aan een groot volume: Een professionele scanner zoals een Panasonic KV-s1025C scant in 1 doorgang zowel de voor- als achterzijde (deze scanner bestaat dus uit 2 scanners), zal de achterzijde automatisch wissen indien blanco. Dit type scanner scant zo'n 25 bladen (dus 50 zijden) per minuut en geeft zeer kleine bestanden (< 75k / pagina). Fujitsu biedt ook zeer degelijke scanners aan, zie bv: ScanSnap iX500

•         Optie 2: Multifunctioneel, ook dubbelzijdig: Een HP Color LaserJet Pro MFP M476dn biedt naast degelijke scans ook de mogelijkheid om af te drukken, faxen, kopiëren, ...

 

 

 

Wenst u deze functie te gebruiken? Vraag aan onze helpdesk om de scanfunctie te activeren voor uw dossier. Heeft u nood aan meer informatie, of heeft u nog vragen? Neem gerust contact op met de helpdesk via het vraagteken in de applicatie.