Depuis 2017, toutes les factures adressées au gouvernement doivent être en format UBL (facture électronique). Ceci augmentera considérablement l'importance de la facture électronique, vu que quasi tout le monde facture au gouvernement de temps en temps. Les plus grands fournisseurs peuvent déjà fournir ce type de factures. Les autres devront suivre le mouvement. Admisol parle couramment le language UBL (vu que nous sommes partenaire du projet Mercurius du gouvernement). Notre logiciel sais déjà importer, lire et exporter des factures électroniques, comme si il l'avait toujours fait. Ce bulletin d'information vous racontera comment traiter les factures en format UBL avec Admisol.

 

Encoder des factures en format UBL

 

Les factures d'achat peuvent être importées en deux formats. D'un côté vous avez les factures en format .pdf et, de l'autre côté, vous avez les factures en format UBL.  Les factures en format UBL ressemblent à un document .pdf normal, mais contiennent un fichier (xml) dans lequel les données du fournisseur et de la facture sont encodées. 

 

Admisol se basera sur ces données pour faire une proposition d'écriture et pour créer la fiche du fournisseur (si elle n'existe pas encore).

Attention! Bien que les données soient remplies et que nous proposons une écriture, celles-ci doivent toujours être sauvegardées ou ajustées de façon manuelle! Il est aussi important de ne pas interrompre le flux numérique, pour que l'information du document ne soit pas perdue!  Quand vous recevez, par exemple, une facture d'un fournisseur en format .pdf, vous ne devez pas l'imprimer, la scanner et ensuite l'importer. Mieux vaut importer la facture directement vers Admisol. Ainsi, l'information comptable numérique pourra être traitée et montrée automatiquement. 

 

Une fois que la facture est importée (par vous-même ou directement par le fournisseur), vous verrez le nombre de documents à encoder dans un cercle rouge à côté des journaux dans le menu principal. Remarquez ci-dessous qu'il y a encore 10 documents à encoder (pour le journal IF).

 

 

 

 

 

Pour voir les documents, cliquez sur le petit plus vert dans l’aperçu du journal.

 

 

 

Quand une facture en format UBL est importée vers Admisol, vous verrez également apparaître la facture à côté des données de l’écriture. La seule différence avec une facture régulière en format .pdf est que le fichier UBL contient les données de la facture. Ainsi, la facture pourra être traitée de façon automatique et vous recevrez une proposition d’écriture. Attention! Bien que les données soient remplies automatiquement dans une proposition d’écriture, elles devront toujours être encodées ou ajustées de façon manuelle! L’exemple ci-dessous suppose qu’Admisol ne connait pas encore le fournisseur.

 

 

Ici, vous pourrez créer automatiquement un nouveau fournisseur en cliquant sur ‘Ajouter nouveau fournisseur basé sur UBL’. Après, vous verrez l’écran ci-dessous. De cette manière, Admisol extraira toutes les données du fournisseur et remplira sa fiche. Il ne vous restera plus qu'à cliquer sur la disquette pour sauvegarder le fournisseur.

 

 

 

Une fois que le fournisseur est connu, les données restantes du document UBL seront remplies automatiquement.

 

 

Cette méthode réduit considérablement les risques d’erreurs en comparaison avec le système de factures en format .pdf. Ceci parce qu’Admisol prend littéralement les données UBL. Avec se système, Admisol se rappellera de vos actions précédentes et continuera à avertir l’utilisateur si les montants ne correspondent pas, s’ils ont déjà étés écrit ou si le même document .pdf a déjà été utilisé dans une autre écriture. Pour sauvegarder la facture, vous devez seulement cliquer sur la disquette.

 

 

 

 

Spécification du coût

 

L'activation de cette fonction est gratuite. L’utilisation de la fonction ne l'est pas. Les documents importés génèreront un frais de stockage qui est calculé d'après la taille du document.

 

Par tranche de 75kb que vous importez un frais de stockage de 0.036 Euro sera généré. Donc si vous importez 1000 pages qui font chacune 75kb le coût de stockage reviendra à 36 Euro. Nous facturons mensuellement dès que le montant est égàl à/ou supérieur à €12.

 

Que faisons-nous pour ce prix?

 

Les documents scannés arrivent sur un serveur appart (séparé). Sur ce serveur les documents seront contrôlés pour voir si ils ne contiennent pas de virus. Une fois que les document ont étés acceptés, ils seront sauvegardés selon le principe de WORM (write once, read many) en combinaison avec d’autres mécanismes, ce qui garantit l’immutabilité des données .  En utilisant un logiciel spécial, nous transformons plus de 50 sortes de documents (de format .pdf) en images, qui, après, sont sauvegardées.

 

 

Conseils

 

Primo, tenir compte de la taille du fichier est essentiel quand vous souhaitez éviter des frais de stockage élevés. La taille du fichier dépend de divers facteurs:

 

·         La résolution du fichier (100, 200, 300, … dpi), éventuellement en couleur

·         La taille et le nombre d’informations sur le document original

 

Nous conseillons de faire plusieurs tests afin de voir si les scans ne sont pas trop grands.

 

Secundo, le scanner en lui-même a aussi une grande influence:

 

·         Option 1: Scanner à grand volume (purement fonctionnel): Un scanner professionnel comme un Panasonic KV-s1025C scanne le recto et le verso en une passage et effacera les pages vides. Ce type de scanner a la capacité de scanner environ 25 feuilles (50 pages) par minute et donne de tout petits documents (< 75k / page). Fujitsu offre aussi des scanners qualitatifs, voyez par exemple: ScanSnap iX500

 

·         Option 2: Multifonctionnel, aussi duplex: Un HP Color LaserJet Pro MFP M476dn offre, à côté de scans qualitatifs, aussi la possibilité d’imprimer, copier, …

 

 

Souhaitez-vous utiliser cette fonction? Alors demandez notre service de support d’activer la fonction de scan pour votre dossier. Avez-vous besoin de plus d’information, ou avez-vous encore des questions? N’hésitez pas à nous contacter par l’icône avec le point d’interrogation dans l’application.