Politique de cookies

Comment Admisol utilise-t-il des cookies?


Que sont les cookies et comment sont ils utilisés? Cette politique de cookies vous donnera plus d'informations concernant l'utilisation de cookies dans ce site web et comment vous pouvez les gérer.

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Ce site web utilise des cookies analytiques et fonctionnels pour rendre votre visite plus agréable et pour nous apprendre comment vous l'utilisez.

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Admisol Politique de confidentialité


Au vu qu’Admisol développe des applications B2B qui travaillent entièrement en ligne, et que ces applications rassemblent beaucoup des données personnelles, une politique de confidentialité bien développée est notre priorité absolue. Admisol est soumis à la législation GDPR. Nous sommes donc pleinement conscients que vous faites confiance à nous comme fournisseur en ligne et nous prenons toujours les mesures requises pour assurer et garder la confidentialité de vos données.

Cette politique de confidentialité est uniquement applicable au services fournis par Admisol. En utilisant notre site web et nos applications, vous nous indiquez que vous comprenez et acceptez notre politique de confidentialité. Admisol ne peut pas être tenu responsable pour des politiques de confidentialité d’autres sites web, applications ou partenaires que vous utilisez à côté ou en collaboration avec nos applications.

Admisol respecte la confidentialité de tous les utilisateurs et / ou visiteurs qui visitent, utilisent ou testent notre site web, nos boutiques ou nos applications en ligne, et cela de façon maximale. Nous en prenons soin que les informations personnelles que vous nous donnez soient toujours traités confidentiellement.

Car Admisol réalise et analyse régulièrement des nouvelles développements et technologies, alors cette politique de confidentialité peut aussi être ajustée de façon régulière. C’est pourquoi que nous vous conseillons de la consulter fréquemment.

Dans cette politique de confidentialité, nous vous expliquons pourquoi et comment Admisol collecte et traite vos données et quelles mesures de sécurité sont prise pour les protéger aussi bien que possible. Cette politique de confidentialité est disponible par:

  • Nos applications en ligne
  • Notre manuel en ligne
  • Demande écrite à info@admisol.com

Fins de traitement des données personnelles


De la relation client-fournisseur

Quand vous vous enregistrez pour ou quand vous utilisez un de nos services, Admisol vous demandera de communiquer des données personnelles. Ici, uniquement les données le plus nécessaires seront demandées. Ces données ne sont utilisées que pour nous autoriser de vous fournir un service ou pour faire pleinement usage de la collaboration avec Admisol. Les exemples sont: la facturation de nos services, des données requises pour la comptabilité interne d’Admisol, la succession des tâches ou des demandes des clients, l’enregistrement des rendez-vous, ...


De la législation comptable belge

En plus, Admisol peut aussi collecter, sauvegarder et utiliser des données personnelles dans le cadre de la législation comptable et fiscale belge et européenne. Ici, de nouveau, uniquement les données le plus nécessaires seront traitées.


Pour les données d’autres canaux

Les données qui sont collectées à travers d’autres canaux (comme par e-mail, téléphone, le site web, …) seront exclusivement utilisées ou traitées pour la situation ou pour le but pour lequel elles sont livrées, pour vous envoyer des promotions intéressantes, pour vous tenir au courant des développements actuels dans notre entreprise, pour des objectifs analytiques, ou dans le cadre de l’optimisation de nos services et de votre expérience utilisateur sous la forme d'un traitement de données anonymisé.

Admisol ne collecte ou n’utilise pas des informations pour des autres objectifs que les-uns qui sont traités dans cette politique de confidentialité, sauf si vous nous avez donné votre autorisation explicitement et par écrit à l'avance.

Comment autorisez-vous Admisol à collecter vos données?


Admisol ne collecte jamais vos données personnelles sans que vous nous en avez donné votre autorisation explicite comme personne concernée. A travers les canaux ci-dessous, vous autorisez Admisol à collecter et stocker vos données personnelles.


Par interaction quotidienne

Quand vous êtes en communication avec Admisol, par exemple par des e-mails ou des conversations téléphoniques, alors vous autorisez Admisol à utiliser les données personnelles que vous nous donnez uniquement pour le but pour lequel elles ont été livrées.


En concluant un accord

Quand vous entrez dans un accord avec Admisol, vous serez demandé de signer une facture proforma. Dans les conditions de vente sur cette facture proforma, Admisol informe vous, le client, que nous sauvons vos données dans une certaine mesure pour permettre la collaboration, pour maintenir la relation entre client et fournisseur, pour vous envoyer des promotions intéressantes, pour vous tenir au courant des développements actuels dans notre entreprise, pour des objectifs analytiques, ou dans le cadre de l’optimisation de nos services et de votre expérience utilisateur sous la forme d'un traitement de données anonymisé. Aussi, le client reçoit un e-mail de bienvenue qui contient un lien à cette politique de confidentialité.


En testant notre logiciel

Vous pouvez vous enregistrer pour un dossier de test gratuit de notre logiciel par le site web d’Admisol. Pendant cet enregistrement, vous serez demandé de remplir quelques données d’entreprise. Ces données seront uniquement utilisées pour vous guider dans la base de l’application, pour vous aider si vous auriez des questions, etc. Après l’enregistrement, vous avez toujours la possibilité de consulter et de si ou non accepter notre politique de confidentialité.


En utilisant nos applications en ligne

Vous retrouvez toujours un lien à notre politique de confidentialité dans nos applications en ligne ou mobiles. Quand vous utilisez nos applications en ligne, vous nous montrez d’avoir consulté et accepté cette politique. En se connectant dans l’application, le client reçoit aussi une notification qui le met au courant de l’utilisation de cookies. Cette notification lui permet de consulter notre politique de confidentialité ou de cookies.


En acceptant notre politique de cookies

En visitant le site web d’Admisol pour la première fois, un message contextuel vous mettra au courant de l’utilisation de cookies. Ce message vous permet de consulter et / ou accepter la politique de cookies d’Admisol.


En vous inscrivant à notre newsletter

En visitant le site web d’Admisol, vous aurez toujours la possibilité de vous inscrire à notre newsletter en remplissant votre adresse e-mail. Après, cet adresse e-mail sera utilisée pour vous tenir au courant des dernière nouvelles ou des promotions intéressantes. Cela sera le cas, jusqu’au point que vous vous désabonnez de la correspondance.

Catégories de données personnelles


Admisol ne collecte jamais des données personnelles qui sont considérées comme des données dans des catégories spéciales (délicates) selon la législation GDPR, comme:

  • De l’information à caractère personnel qui révèle l'origine raciale ou ethnique
  • Des opinions religieuses ou philosophiques
  • Des opinions politiques ou l’appartenance syndicale
  • Des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique
  • Des données génétiques, biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique
  • Des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions

Des données financières qui sont sauvegardées dans nos applications par nos clients (par exemple: des résultats de l’entreprise, relevés bancaires, écritures, documents fiscaux, …) sont aussi considérées comme des données personnelles par Admisol et sont donc aussi sécurisées avec beaucoup de soin par les mesures au point 7 de cette politique de confidentialité.

Par quels canaux Admisol collecte-t-il vos données?


Par mail

Quand vous nous envoyez un e-mail, il est possible que nous gardions ces messages. Dans certaines situations, Admisol vous demande des informations personnelles qui sont applicables à votre propre situation. Cela nous permet de traiter et répondre à vos questions. Aussi, ces données forment une partie essentielle de la chaîne dans certains processus d’affaires internes, comme par exemple: pour la justification des heures prestées.


Via les applications d’Admisol

Quand vous utilisez nos applications en ligne, Admisol peut vous demander de remplir certaines données personnelles. Ces données sont utilisées uniquement pour permettre le fonctionnement quotidien d’Admisol en tant qu’entreprise, ou pour suivre certains processus de sécurité dans notre logiciel. En plus, Admisol peut collecter vos données de façon anonyme pour des fins d’analyse ou pour optimaliser le fonctionnement de nos applications en ligne et améliorer l’expérience utilisateur.

Quand vous nous envoyez une question d’aide, alors ces messages sont aussi sauvegardés et enregistrés. Dans certaines situations, Admisol vous demande des informations personnelles qui sont applicables à votre propre situation. Cela nous permet de traiter et répondre à vos questions. Aussi, ces données forment une partie essentielle dans certains processus d’affaires internes, comme par exemple: pour la justification des heures prestées.


Via le site web d’Admisol

Quand vous visitez notre site web, Admisol receuille des données pour la recherche afin d’obtenir un meilleur aperçu de nos clients. Ainsi, nous avons la possibilité d’adapter nos services à vos besoins. Le site web d’Admisol utilise des “cookies” (des fichiers texte qui sont mis à votre ordinateur) pour nous aider à analyser comment nos visiteurs utilisent notre site web. Admisol utilise ces données uniquement pour analyser comment vous utilisez notre site web, pour préparer des rapports concernant son activité générale ou pour analyser et améliorer le fonctionnement de nos applications et l’expérience utilisateur.

Via le site web d’Admisol, vous avez aussi la possibilité de nous contacter avec le formulaire de contact général. Quand vous nous envoyez un message avec ce formulaire, il est possible que nous les gardions. Cela nous permet de traiter et répondre à vos questions.


Dans la communication quotidienne

Parfois, Admisol peut collecter des données personnelles à la suite de la communication quotidienne avec Admisol et ses employés, par exemple: des conversations téléphoniques ou des rendez-vous avec des clients. Ici, de nouveau, seulement les données nécessaires pour aider le client ou pour permettre la collaboration avec le client sont collectées. Cet information peut être sauvegardé par Admisol pour la justification de certaines décisions, la facturation, etc.


Via des images de caméra dans nos bâtiments d’entreprise

Les bâtiments d’entreprise d’Admisol sont constamment sous la surveillance par caméra. Ceci veut dire que tous les visiteurs sont filmés. Ces images de caméra sont enregistrés en continu pour atteindre les objectifs suivants:

  • Garantir la sécurité des employés
  • Protéger les biens et les locaux de l’entreprise Admisol

Comment Admisol protège-t-il vos données?


Données provenant du trafic de messagerie

Les données qui proviennent du trafic de messagerie sont toujours stockées sur les propres serveurs d’Admisol ou sur ceux d’un tiers. Les données ne seront stockées avec des tiers que si Admisol les a préalablement jugé appropriés pour le stockage de données personnelles et si elles se conforment sans exception à la législation belge et européenne en matière de confidentialité.

Admisol ne combine pas ces données avec des autres données personnelles dont elle dispose et ne les communique jamais aux tiers. Les données qui proviennent du trafic de messagerie sont uniquement communiquées aux employés d’Admisol si cela est requise pour pouvoir aider le client. En plus, Admisol n’utilise jamais ces données à des fins de formation.

Tous les e-mails qui sont envoyés par Admisol contiennent la notification ci-dessous, pour empêcher l’utilisation, la distribution ou le stockage non autorisés de données personnelles:

"Les informations contenues dans cet e-mail sont uniquement destinées au destinataire indiqué. La consultation, l’emploi, le stockage ou la distribution non autorisés de ces informations est punissable. Si vous n’êtes pas le destinataire de cet e-mail, il faut que vous mettez Admisol au courant de façon immédiate et par écrit en répondant à cet e-mail à info@admisol.com. Ensuite, vous devez immédiatement supprimer cet e-mail, ainsi que toutes les sauvegardes de vos systèmes. Merci pour votre compréhension."


Données des applications en ligne

Toutes les données provenant des applications mobiles d’Admisol sont stockées au moin et simultanément sur 2 serveurs différents dans 2 centres de données professionnels en Belgique. Dans ces centres de données, nos propres serveurs sont situés dans des rayons et ou des pièces fermées et sécurisées. Ces centres de données belges sont soumis à la législation belge et européenne concernant la confidentialité.

Aussi, les données sont stockées localement sur les serveurs dans nos bâtiments d’entreprise. Ces serveurs sont également situés dans une pièce fermée et sécurisée. La condition, sécurité et activité de nos serveurs est constamment surveillée et ajustée. Admisol ne combine pas ces données avec des autres données personnelles dont elle dispose et ne les communique jamais aux tiers.

Admisol passe tous les (tentatives) de cambriolage à l’Unité Fédérale de lutte contre la Criminalité Informatique et l’Autorité de protection des données (APD) selon nos propres procédures internes. Si, pour le client, il existe un risque de vol de données, de dommages similaires ou de violation des droits et libertés des personnes, Admisol informera les clients concernés par écrit dans les 72 heures. Aussi, des données dans des bases de données et sauvegardes sont toujours cryptées, ce qui minimise le risque d’utilisation non autorisée en cas d’infraction.

En plus, toutes nos applications sont prêts pour la normalisation ISO. Ceci veut dire que chaque action de chaque utilisateur est toujours enregistrée pour assurer la transparence et le contrôle et pour éviter des situations de conflit. Les données enregistrées ne seront consultées qu’en cas d’une demande à l’avance, explicite et par écrit du client ou d’un organisme de contrôle autorisé.

Les données qui se situent dans les applications d’Admisol sont accessibles toujours et de n’importe où par la combinaison d’une adresse e-mail et un mot de passe, ce qui n’est pas si sécurisé en théorie. Après tout, votre adresse e-mail et mot de passe peuvent être volés. C’est pourquoi Admisol prend les mesures de sécurité suivantes:

  • Admisol ne se rappelle jamais les mots de passe de ses clients, mais uniquement le ‘hash’ du mot de passe. Sur le client, par exemple votre navigateur, application d’Admisol, … le ‘hash’ est calculé automatiquement. Ensuite, il est envoyé par internet à Admisol, où il est comparé avec l’un stocké chez nous. Ceci nous assure que nos employés ne peuvent jamais obtenir l’accès aux mots de passe des clients.
  • Standard, Admisol dispose de l’option de sécurité par une authentification à deux facteurs. En se connectant, nos clients peuvent choisir de recevoir un sms ou une notification qui contient un code unique et temporaire à remplir pour confirmation.
  • La plupart des clients travaillent en ligne avec leur (expert-)comptable. Souvent, les (experts-)comptables utilisent aussi l’authentification à deux facteurs. Si cela n’est pas le cas, et si le client utilise cette forme de vérification, alors le comptable sera obligé de recevoir un code sms à son numéro de gsm enregistré.
  • Admisol envoie toujours un code de sécurité par sms au client pour des actions importantes, percutantes ou irréversibles.
  • Admisol recommande à ses clients de limiter les adresses IP dont ses applications peuvent être utilisées au minimum absolu (les adresses IP des utilisateurs).
  • Les limitations configurées par le client sur le niveau des adresses IP ne sont pas nécessairement applicable pour son expert-comptable. Lui, il a sa propre collection des adresses IP dont il peut travailler. Si l’expert-comptable dispose de sa propre collection des adresses IP, qui est différente que la-une du client, alors il peut se connecter de chaque adresse IP indiquée dans Admisol Accountancy ET de tous les emplacements de tous les utilisateurs du fichier du client.
  • Admisol recommande aux utilisateurs d’Admisol Accountancy d’au minimum activer l’authentification à deux facteurs et, préférablement, aussi de limiter le plage-IP aux bureaux ou les résidences des employés.
  • Il peut toujours y avoir des (fragments de) données personnelles dans le cache du navigateur. Admisol conseille donc aux clients de le vider régulièrement.
  • Certains navigateurs sont plus sécurisés ou plus stables que d’autres. c’est pourquoi Admisol conseille à ses clients d’utiliser Google Chrome ou Mozilla Firefox, ce qui sont les seuls navigateurs supportés. Si le client utilise un navigateur non supporté, alors il est averti par écrit en se connectant.
  • Des données dans des bases de données ou des sauvegardes sont toujours cryptées.

Bien que les employés d’Admisol n’ont pas accès aux mots de passe des clients, les employés de la service de support ont (en théorie) accès à tous les dossiers. Selon nos procédures d’exploitation internes, il est impossible pour eux à consulter les dossiers des clients sans leur autorisation par écrit et à l’avance par la fonction d’aide dans nos applications. De cette façon, chaque action d’un employé est toujours enregistrée pour éviter des conflits. Les clients ont aussi la possibilité de refuser l’accès du service de support à leur dossier en cochant l’option qui en correspond dans l’application.

Il est interdit pour les employés d’Admisol de passer les données des clients à des tiers, sans avoir reçu leur autorisation ou la demande d’un organisme de contrôle légal explicite et par écrit à l’avance.


Données via le site web d’Admisol

Le site web d’Admisol est entièrement hébergé et sécurisé sur nos propres serveurs. Admisol ne dépend donc pas d’un partenaire externe.

Les données qui sont collectées en utilisant des “cookies” (des fichiers texte qui sont placés sur votre ordinateur) sont toujours collectées en anonymisant l’adresse IP des personnes concernées. Ceci nous aide à analyser globalement comment nos visiteurs utilisent notre site web, sans avoir la possibilité d’identifier des données personnelles ou d'adresse.

Admisol n’utilise ces informations que pour analyser comment notre site web est utilisé, pour préparer des rapports de l‘activité du site web ou pour améliorer le fonctionnement ou l’expérience utilisateur.

Les données qui sont obtenues par le formulaire de contact sur notre site web, sont aussi soumises à la même politique de confidentialité que les-unes obtenues par e-mail:

"Les données qui proviennent du trafic de messagerie sont toujours stockées sur les propres serveurs d’Admisol ou sur ceux d’un tiers. Les données ne seront stockées avec des tiers que si Admisol les a préalablement jugé approprié pour le stockage de données personnelles et si elles se conforment sans exception à la législation belge et européenne en matière de confidentialité. Admisol ne combine pas ces données avec des autres données personnelles dont elle dispose et ne les communique jamais aux tiers. Les données qui proviennent du trafic de messagerie sont uniquement communiquée aux employés d’Admisol si cela est requise pour pouvoir aider le client. En plus, Admisol n’utilise jamais ces données à des fins de formation."


Données via la communication quotidienne

Des données personnelles résultant de la communication quotidienne avec Admisol et ses employés ne sont collectées que s’ils sont requises pour réaliser la collaboration avec le client ou pour pouvoir l’aider.

Parce que les conversations téléphoniques peuvent aussi contenir de l’information personnelle, elles ne sont jamais enregistrées ou utilisées à des fins de formation. Si la situation exige que plusieurs employés d’Admisol suivent la conversation, alors le client en sera mis au courant à l’avance.

Les rendez-vous dans les bâtiments d’entreprise d’Admisol ont toujours lieu dans une ou plusieurs salles de conférence distinctes. Les rendez-vous ne sont en aucun cas enregistrés, filmés ou utilisés à des fins de formation. Comme ça, Admisol garantit la confidentialité et la discrétion nécessaire pour maintenir une bonne relation avec ses clients.

Les résultats et d’autres informations qui résultent des rendez-vous et conversations téléphoniques peuvent être stockés par Admisol des manières suivantes:

  • Par écrit: sous la forme de notes par des employés
  • Dans l’environnement sécurisé CRM d’Admisol
  • Sous la forme des rapports écrits

Données stockées par écrit

Dans certaines situations, les employés d’Admisol peuvent conserver des notes écrites de leurs rendez-vous, conversations téléphoniques … Ici, tous nos employés doivent respecter les procédures d’exploitation internes:

  • Les employés ne prennent des notes que dans les livres fournis par Admisol.
  • Les notes des employés d’Admisol ne sont jamais prises à d’autres endroits que ceux pour lesquels elles étaient initialement prévues.
  • Chaque employé doit toujours être en possession de ses propres livres. Ils ne seront jamais laissés non protégés.
  • Les notes écrites qui ne sont plus pertinentes ne sont jamais simplement jetées. celles-ci sont stockées dans une salle d'archives sécurisée.
  • Tout abus ou utilisation illégale des données personnelles par les employés d’Admisol entraînera des sanctions internes et / ou des mesures appropriées.

Données dans l’environnement CRM d’Admisol / sous la forme des rapport écrits

Les données et informations qui sont obtenues à la suite de rendez-vous et de conversations téléphoniques sont généralement stockées dans l’environnement CRM d’Admisol sécurisé ou sous la forme des rapport numériques dans nos propres applications en ligne. Les données dans ces environnements sécurisés tombent donc aussi sous la même politique de confidentialité comme la-une de nos applications en ligne.

Ces données sont uniquement utilisées pour réaliser la collaboration avec le client, pour pouvoir l’aider ou pour respecter nos engagements. En plus, elles ne sont communiquées aux collègues que si cela est requise pour pouvoir aider le client. Les données dans cet environnement ne sont jamais communiquées à des tiers ou combinées avec des données personnelles obtenues via une autre route.

Les données qui ne sont plus pertinentes sont masquées dans l’environnement CRM ou dans les rapports numériques, mais restent stockée. Cela pour rendre possible une justification correcte et complète de nos services.


Données provenant de conversations téléphoniques

Pour prendre en compte la confidentialité du client et pour être capable de justifier nos services autant que possible, les mesures de sécurité suivantes existent pour les conversations téléphoniques:

  • Le trafic téléphonique des employés est toujours enregistré dans des fichiers journaux
  • Les conversations téléphoniques ne sont jamais enregistrées sans autorisation du correspondant
  • Les conversations téléphoniques ne sont jamais utilisées à des fins de formation sans autorisation du correspondant
  • Données provenant des conversations téléphoniques ne sont jamais communiquées à des tiers
  • Données provenant des conversations téléphoniques sont uniquement utilisées pour le but pour lequel elles sont livrées, par exemple pour pouvoir aider le client
  • Si la situation exige que plusieurs employés d’Admisol suivent la conversation, alors le correspondant en sera mis au courant à l’avance

Données provenant des entretiens d’embauche

Bien que les données provenant des entretiens d’embauche soient générales et fournis par les candidats, Admisol prend quelques mesures de sécurité pour assurer la confidentialité des données personnelles:

  • Les données des candidats ne sont jamais collectées ou recherchées activement
  • En cours d’un entretien d’embauche spontanée, le candidat entre en contact avec la politique de confidentialité d’Admisol.
  • Les données provenant des entretiens d’embauche ne sont jamais communiquées à des tiers.
  • Les données provenant des entretiens d’embauche sont uniquement utilisées pour le but pour lequel elles sont livrées, c’est à dire l’évaluation du candidat
  • Pendant des entretiens d’embauche, Admisol n’utilise ou collecte que les données qui sont requises pour pouvoir évaluer le candidat
  • Pendant des entretiens d’embauche, Admisol n’informera jamais à des catégories spéciales de données personnelles. Aussi, elles ne peuvent pas affecter l’évaluation finale du candidat
  • Les données provenant des entretiens d’embauche sont supprimées immédiatement après l’évaluation du candidat
  • Admisol n’utilise pas des moyens de prise de décision automatisée et / ou de profilage pour évaluer ses candidats
  • Les partenaires externes pour la recherche et la sélection des candidats sont soigneusement sélectionnées par Admisol en vue de protéger les données personnelles du candidat dans une relation de confiance
  • Le nombre des partenaires externes dans le domaine des ressources humaines est gardé au minimum

Catégories de destinataires


Généralement, on peut subdiviser le groupe de destinataires qui ont accès aux données personnelles gardées par Admisol en catégories suivantes:

  • La personne concernée ou le propriétaire des données
  • Les employés d’Admisol
  • Les partenaires d’Admisol
  • Les autorités compétentes
  • Des tiers

La personne concernée ou le propriétaire des données

Chacun qui confie des données personnelles à Admisol dans la communication quotidienne, via notre site web, par l’emploi de nos applications en ligne, ... reste toujours le propriétaire des données livrées. Comme ça, le propriétaire a toujours le droit de recevoir plus de l’information concernant le traitement de ses données ou de (laisser) consulter, corriger, supprimer, contester ou transférer les données qui le concernent.


Les employés d’Admisol

Le groupe de destinataires principal qui peuvent avoir accès au données personnelles sauvegardées par Admisol (à côté du propriétaire) sont les employés d’Admisol. Ces employés doivent toujours respecter les procédures d’exploitation internes et les règlements de travail.

Les employés d’Admisol ne peuvent utiliser les données personnelles du client qu’après son autorisation explicite. Comme ça, ils ne peuvent jamais consulter le dossier d’un client, sans avoir reçu son autorisation par écrit et à l’avance via une demande d’aide de son dossier.

Les employés d’Admisol ne peuvent utiliser les données personnelles du client ou les communiquer aux collègues que si cela est requise pour pouvoir lui aider ou pour pouvoir réaliser une collaboration qualitative. Ces données ne sont utilisées que pour le but pour lequel elles sont livrées.

Admisol assure toujours la confidentialité et la discrétion requises pour pouvoir réaliser une relation qualitative entre le client et le fournisseur.


Les partenaires d’Admisol

Admisol fait appel à des partenaires pour permettre le fonctionnement quotidien de son entreprise. Un exemple de ceci sont les centres de données professionnels où nos données sont stockées.

Les données ne seront stockées avec des tiers que si Admisol les a préalablement jugé approprié pour le stockage de données personnelles et si elles se conforment sans exception à la législation belge et européenne en matière de confidentialité.

Les données ne seront stockées avec des tiers que si cela est requise pour permettre le fonctionnement quotidien d’Admisol. Ici, il s’agit seulement d’une relation fonctionnelle. Admisol contrôle personnellement la sécurité et le traitement de ses données et ne les combine pas avec des autres données personnelles dans sa possession.


Les autorités compétentes

Admisol peut aussi passer des données personnelles aux autorités compétentes dans les cas suivants et exceptionnels:

  1. Quand un incident a conduit à une perte ou un traitement illégal des données personnelles, et quand il y a donc une violation de données, alors cet incident sera rapporté aux 2 autorités compétentes suivantes:
    • L’APD: Autorité de protection des données
    • l’Unité Fédérale de lutte contre la Criminalité Informatique de la police fédérale belge
  2. Quand une autorité compétente s’adresse à Admisol avec une demande écrite et contraignante d’inspection d’un groupe limité de données, dans le cadre des enquêtes criminelles (p.ex.).

Des tiers

Sans aucune exception, Admisol ne communiquera jamais des données personnelles à des tiers.

Quels droits avez-vous concernant vos données et comment sont-ils respectés par Admisol?


Le droit à une information transparente

Admisol ne peut pas traiter vos données personnelles sans que vous en soyez conscient ou informé. Admisol souhait respecter votre droit à une information transparente par les canaux et / ou mesures suivants:

  • Personne ne peut utiliser nos services ou applications en ligne, sans d’abord signer une facture proforma. Cette facture proforma contient de l’information concrète de tout ce qu’Admisol peut faire avec vos données.
  • Cette politique de confidentialité est aussi consultable dans le service de support dans nos applications, dans notre manuel en ligne ou sur demande à info@admisol.com.
  • En utilisant nos services, le client indique d’avoir consulté et accepté notre politique de confidentialité. La plupart des données obtenues par Admisol est fourni par le client (par e-mail, de façon téléphonique, etc.). En plus, le client est demandé à travers différents canaux de consulter notre politique de confidentialité.
  • Une notification est montrée aux visiteurs de notre site web pour les informer de l’emploi de cookies. Cette notification les permet d’effacer les cookies existants et de bloquer l’installation des-uns qui suivent dans l’avenir.

Le droit à l’information et accès aux données

Les personnes de qui Admisol traite les données personnelles, ont toujours le droit de recevoir plus de l’information concernant le traitement de leurs données et d’obtenir l’accès aux données collectées par Admisol. Ici, Admisol est obligé de communiquer les aspects suivants:

  • Les fins de traitement des données.
  • Les catégories de données personnelles concernées.
  • Les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les données personnelles seront fournies.
  • La période dans laquelle les données personnelles seront stockées ou traitées.
  • La communication qui vous informe que vous avez le droit de laisser rectifier et effacer les données traitées ou de déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance.

En plus, vous avez toujours le droit d’obtenir accès à / de consulter les données personnelles qui sont / ont été stockées ou traitées par Admisol. Pour cela, vous pouvez toujours nous envoyer une demande d’accès par le service de support (question d’aide) dans nos applications en ligne ou une lettre recommandée à notre siège social. Ensuite, Admisol est obligé de vous donner une copie gratuite de toutes les données personnelles traitées par Admisol, et ceci dans un mois après la demande.


Le droit de rectification et limitation du traitement

Vous avez toujours le droit de (laisser) corriger toutes les données personnelles incorrectes ou incomplètes et, aussi, de limiter le traitement de vos données jusqu’à ce que ces données incorrectes ou incomplètes aient été rectifiées ou complétées.

Admisol offre la possibilité à tous ses clients de rectifier eux-mêmes leurs données dans ses applications en ligne. Aussi, vous pouvez toujours nous envoyer une demande de rectification par le service de support (question d’aide) dans nos applications en ligne ou une lettre recommandée à notre siège social.

Si vous demandez la correction (rectification) de certaines données par écrit, alors Admisol est obligé de vous répondre dans un mois après la demande.


Le droit à l’oubli (à l’effacement)

Selon la législation européenne GDPR, dans certains cas la personne concernée a le droit à l’oubli ou à l’effacement. Ceci veut dire que la personne concernée peut demander au sous-traitant d’effacer ses données personnelles de sa base de données, sans délai déraisonnable.

Cependant, cette demande est uniquement possible (faisable) si elle n’est pas en conflit avec des autres provisions légales décrit dans le droit de l’Union ou de l’Etat membre (belge). Ceci est aussi le cas chez Admisol, comme fournisseur de logiciel de comptabilité en ligne. La loi comptable belge nous permet de l’interpréter comme suit:

  • Des données et documents comptables doivent être stockées pendant au moins 7 ans.
  • Des investissements doivent être stockées jusqu’au moment où l’investissement a été mis hors d’usage. Attention: donc ne pas jusqu’au moment ou il a été radié!
  • Tous les documents qui précèdent une facture doivent être stockés pour la même période de stockage qu’une facture. Des exemples sont: des bons de commande, offres de prix, notes de fournission, etc.

Aussi les questions d’aide, e-mails, rendez-vous dans l’agenda, etc. sont toujours stockés par Admisol. Ces données forment une partie essentielle des opérations internes et doivent rester consultable / accessible pour, par exemple, assurer la justification des heures prestées.

En pratique, la loi comptable belge n’autorise donc pas vraiment l’oubli ou l’effacement de données par Admisol.

La législation européenne GDPR nous apprend aussi que, après l’effacement des données dans la base de données, ces données doivent aussi être effacées de toutes les sauvegardes. Admisol fait des sauvegardes sur des serveurs dans 2 endroits différents en Belgique et par 2 méthodes différentes. Les sauvegardes sont automatiquement faites de tous les dossiers dans lesquels quelqu’un a travaillé le jour avant et d’une fréquence minimale d’une fois par mois.

Quand on combine la législation européenne GDPR avec la loi comptable belge, alors on pourrait dire qu’Admisol est seulement obligé de n’effacer qu’une partie des sauvegardes (c’est à dire la partie des données qui ne doit plus être stockée selon la loi comptable belge). A cause de sa structure de sauvegarde actuelle, il est techniquement impossible pour Admisol d’effacer une certaine partie de données des sauvegardes. Cela n’est aussi pas autorisé, car ces sauvegardes forment la base de la facturation d’Admisol.

Pour quand même assurer votre droit à l’oubli, Admisol s’engage de respecter l’obligation suivante.

Si vous, le client, faites appel à votre droit à l’oubli chez Admisol, alors Admisol prendra les mesures suivantes:

  1. Vous serez ajouté à un registre des personnes concernées qui font appel à leur droit à l’oubli.
  2. Toutes vos données personnelles seront isolées du flux opérationnel (si cela n’est pas en conflit avec la législation européenne / belge ou des obligations contractuelles).
  3. Techniquement, il n’est pas possible d’effacer définitivement toutes vos données de nos systèmes de sauvegarde. Il se peut donc que certaines données doivent être stockées plus longtemps.
    • Toutes les données qui sont prises dans les sauvegardes, sont déjà isolées du flux opérationnel de façon standard.
    • Si, un jour, une sauvegarde doit être restaurée, alors Admisol est obligé d’en effacer au premier vos données avant que la sauvegarde soit restaurée.
  4. Vous serez informé du traitement de votre demande par écrit dans un délai d’un mois.

Le droit d’opposition

En général

La législation européenne GDPR vous donne le droit de vous opposer au traitement ultérieur de vos données, basé sur des raisons sérieuses et justifiées. Sauf si cette demande d’opposition est en conflit avec des autres provisions légales décrit dans le droit de l’Union ou de l’Etat membre (belge) ou si le traitement des données est nécessaire à l’exécution d’un accord conclu. Pour consulter toutes les possibilités, voyez “9.4. Droit à l’oubli” Dans cette politique de confidentialité.

Quand les données sont collectées en vue du marketing direct, alors la personne concernée doit avoir la possibilité de s’opposer gratuitement et sans explication au traitement de ces données.

Aujourd’hui, Admisol ne connaît qu’une seule façon d’approche des prospects et clients par direct marketing: Du publipostage par mail: bulletins d’information

Ici, Admisol offre toujours l’option de désinscription suivante à ces destinataires: Une option de désinscription est prévue dans chaque bulletin d’information ou e-mail commercial.

Se désinscrire d’une telle correspondance est entièrement gratuit et votre demande de désinscription sera toujours traitée le plus vite possible. Aussi, la personne concernée sera mise au courant d’une désinscription successive ou des problèmes qui concernent cette procédure.

Après avoir complété la procédure de désinscription, les données dont il s’agit ne seront plus jamais utilisées pour des fins de marketing direct, sauf si la personne concernée donne à Admisol son autorisation explicite, par écrit et à l’avance. Ceci peut être fait de deux façons:

  • Par la partie 'S’inscrire sur notre bulletin d’information' sur le site web d’Admisol
  • Via e-mail à info@admisol.com

Le droit de déposer une plainte

Selon la commission européenne, vous avez aussi le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente quand vous pensez que votre droit à protection de données personnelles est ou a été violé.

En Belgique, vous pouvez déposer une complainte chez l’Autorité de protection des données (APD). Vous trouvez plus de l’information par https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.


Le droit de prise de décision individuelle automatisée

Comme personne concernée, vous avez aussi le droit de ne pas être soumis aux décisions prix par des traitements automatisées (profilage). Un exemple de ceci est: La surveillance automatique de votre utilisation d’internet pour vous fournir des publicités ciblées.

Ceci ne s’applique pas à Admisol, car Admisol ne collecte / traite pas des données basé sur des décisions automatisées ou le profilage.


Le droit à la portabilité des données

Comme utilisateur de nos applications en ligne, la législation européenne GDPR vous donne le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez communiqué dans un format structuré, courant et lisible par machine. Aussi, vous avez le droit de les laisser transférer à un autre sous-traitant, sans être limité par Admisol. Admisol connaisse déjà 4 types de transferts de données:

  1. Transfert de données pendant l’annulation de votre abonnement Admisol
  2. Transfert de données à un autre (expert-)comptable
  3. Transfert de données du (expert-)comptable au client
  4. Transfert de données à un autre utilisateur (dans le même dossier)

Admisol vous offre aussi la possibilité d’exporter toutes les données disponibles dans au minimum un des formats suivants: .xls, .csv, .pdf ou .xml. En plus, après l’annulation par écrit de votre abonnement Admisol, vous avez 3 mois pour exporter les données requises.

En plus, vous avez le droit de laisser transférer vos données, de façon gratuite et dans un mois après la demande par écrite, à un autre sous-traitant par Admisol. Ceci peut être demandé de 2 façons:

  • Par le service de support dans nos applications en ligne (question d’aide)
  • Par lettre recommandée à notre siège social (Admisol NV, Victor Braeckmanlaan 367, 9040 Sint-Amandsberg)

Auriez-vous besoin de plus de l’information concernant un des types de transfert mentionné ci-dessus? Alors n’hésitez pas à contacter notre service d’aide.

Questions et réactions


Remarque 1

Grâce aux nouvelles réalisations et développements, cette politique de confidentialité peut encore être modifiée dans l’avenir. C’est pourquoi qu’Admisol vous conseille de la consulter régulièrement. Comme ça, vous restez au courant. Cette politique de confidentialité a été ajustée le 25/05/2018.


Remarque 2

Cette politique de confidentialité est étroitement associé à notre politique de cookies. C’est pourquoi qu’Admisol vous conseille de la consulter aussi. Vous pouvez la retrouver dans cet écran.


Avez-vous encore des questions concernant cette politique de confidentialité? Alors n’hésitez pas à nous contacter!